Competenze
L'Ufficio Protocollo riceve tutti gli atti indirizzati al Comune, vi appone il timbro datario di arrivo e vi assegna un numero ottenuto dalla registrazione a Protocollo.
Anche tutti i documenti in uscita devono essere registrati mediante l'assegnazione del numero di protocollo, infatti tale ufficio ne cura la spedizione e provvede giornalmente al ritiro della posta in arrivo .
Non si può dar corso agli atti che non siano stati precedentemente registrati a Protocollo o che non riportino l'apposito timbro di arrivo.
La classificazione degli atti avviene secondo le indicazioni della Circolare del Ministero dell'Interno - Direzione Generale dell'Amministrazione Civile e dal 2011 partirà con la protocollazione ed archiviazione su base informatica in P3, adeguandosi alla normativa di trasparenza e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione: tutta la posta in entrata (ed in futuro quella in uscita) funzioneranno su basi di documenti e trasmissioni informatiche.
Questo ufficio si occupa inoltre dell'archiviazione, nell'archivio corrente, dei documenti cui è stata data l'evasione.
L'Ufficio Protocollo a Calliano coincide con quello del Messo Comunale: al Messo spetta il compito di provvedere alla notifica ed alla pubblicazione all'albo pretorio degli atti emanati dagli organi del Comune (ordinanze, delibere, atti di accertamento, ecc.) e dalle altre Pubbliche Amministrazioni che ne facciano richiesta (es. Agenzia delle Entrate). La notifica consiste nella consegna di una copia di un determinato atto al suo destinatario, affinchè questi ne abbia legale conoscenza.
All'albo comunale devono invece essere pubblicati tutti gli atti che il Comune (o chi ne faccia richiesta) deve portare a conoscenza della popolazione.
In ottemperanza alle vigenti normative anche il Comune di Calliano effettua la pubblicazione sull'Albo Telematico.
